Hinweisgeberschutz

Richtlinie zum Schutz von hinweisgebenden Personen (sog. Whistleblowern) im Sozialdienst kath. Frauen e.V. Garmisch-Partenkirchen

Der Sozialdienst kath. Frauen e.V. Garmisch-Partenkirchen (im Folgenden SkF Ga.-Pa. genannt) genießt hinsichtlich seines sozialen Engagements und seiner professionellen Arbeit einen guten Ruf bei den Zielgruppen, bei Partnern und Behörden sowie bei Spendenden und Unterstützenden. Dabei wurden die Qualitätsstandards hoch angesetzt, um den eigenen Auftrag professionell, transparent und rechtskonform zu erfüllen.

Doch keine Organisation ist vor dem Risiko gefeit, dass etwas falsch läuft und Fehler auftreten. Um dies möglichst zu verhindern, hat der SkF Ga.-Pa. für Hinweisgebende einen vertraulichen Rahmen geschaffen, um Beschwerden und Hinweise auf Verstöße bzw. Fehlverhalten gegen gesetzliche und interne Vorgaben mitteilen zu können.

Diese Richtlinie bezieht sich auf das Verhalten aller für den SkF Ga.-Pa. tätigen Personen, egal ob es sich dabei um in Voll- oder Teilzeit beschäftigte, hauptamtliche Mitarbeitende, geringfügig Beschäftigte, Ehrenamtliche oder ein Praktikum bzw. Freiwilliges soziales Jahr (FSJ) absolvierende Personen handelt und unabhängig von ihrem Vertragsverhältnis. Sie alle werden innerhalb dieses Dokuments unter dem Begriff „Mitarbeitende“ zusammengefasst.

Wenn Mitarbeitende oder aber auch Außenstehende eine Beschwerde dieses Inhaltes vorbringen möchten, können gemäß der Whistleblower-Richtlinie der EU zwei unterschiedliche Meldekanäle genutzt werden.

1. Postalisch an folgende Adresse:

Sozialdienst katholischer Frauen Garmisch-Partenkirchen e.V.
Hinweisgeberschutz
Parkstr. 9
82467 Garmisch-Partenkirchen

2. Per E-Mail an:

hinweisgeberschutz@remove-this.skf-garmisch.de

Im SkF Ga.-Pa. sind intern vier Personen für die Prüfung und ggfs. weitere Untersuchung von Hinweisen zuständig. Zugriff auf das entsprechende Mailpostfach haben nur diese vier Personen, die für die Bearbeitung von Hinweisen beauftragt sind.

Um eine Prüfung der Beschwerde vornehmen zu können, sollten die Hinweise möglichst alle relevanten Details der betreffenden Angelegenheit, verfügbare Beweise sowie Angaben dazu, ob die eigene Identität vertraulich bleiben soll, enthalten. Jede Untersuchung findet ohne Ansehen der Beziehung, die eine Person zum SkF Ga-Pa. hat, sowie ohne Ansehen von deren Position oder der Dauer ihres Dienstverhältnisses statt. Es ist auch möglich die Hinweise anonym zu geben, allerdings ist dann deren Prüfung eingeschränkt, da keine Nachfragen möglich sind. Falls für die Beschwerde die Möglichkeit einer E-Mail genutzt wird, ist in diesem Fall darauf zu achten, dass die Mailadresse der hinweisgebenden Person keine Rückschlüsse auf die Identität zulässt.

Diese Hinweisgeberschutzrichtlinie dient dem Zweck, im Falle der Wahrnehmung von Fehlverhalten oder Verstößen zu unterstützen, Hilfestellung hinsichtlich der Verfahrensweise zu bieten und eine Kontaktperson zu benennen.

Fehlverhalten bzw. Verstöße, im Sinne dieser Richtlinie, können die im Folgenden genannten Elemente umfassen, sind aber nicht auf diese begrenzt:

• Betrug
• Unterschlagung
• Korruption
• weitere Straftaten
• Verstöße gegen EU-Recht (z.B. Vergabeverfahren)
• das Verschweigen von Interessenkonflikten
• Machtmissbrauch - inklusive sexuellen Übergriffen.

Die Bearbeitungsschritte sind:

1. Der Erhalt der Beschwerde wird innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Bei anonym eingegangen Hinweisen ist eine Bestätigung nicht möglich.
2. Eine erste Bewertung der gemeldeten Angelegenheit soll binnen zwei Wochen erfolgen. Dauer und Umfang der Bewertung hängen von der Materie des Vorfalls ab. Ggfs. wird eine detailliertere Untersuchung eingeleitet. Wenn nötig, werden noch externe Stellen hinzugezogen.
3. Falls notwendig werden von der hinweisgebenden Person im Zuge der Untersuchung noch weitere Informationen erfragt.
4. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person wird auch ein persönliches Treffen mit den zuständigen Stellen im SkF Ga.-Pa. ermöglicht.
5. Nach erfolgter Untersuchung werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet – dies könnte bspw. ein Disziplinarverfahren sein oder die Weitergabe von Informationen an externe Behörden.
6. Über den Umgang mit den Hinweisen herrscht Transparenz. Nach zwei Wochen erhalten die hinweisgebenden Personen eine schriftliche Benachrichtigung über den Stand der Untersuchung. Falls bis dahin noch keine abschließenden Ergebnisse vorliegen, erfolgt innerhalb von drei Monaten die weitere Mitteilung über den Ausgang der Untersuchung.

Wenn Vertraulichkeit seitens der Hinweisgebenden gewünscht ist, werden alle Anstrengungen unternommen, die Identität vertraulich zu halten. Es kann aber in der Natur einer erteilten Information liegen oder auch durch die Notwendigkeit weiterer Nachforschungen bedingt sein, dass die Identität bekannt wird. In solchen Fällen wird mit den hinweisgebenden Personen vorab, noch bevor weitere Schritte erfolgen, besprochen, welche Auswirkungen der Fall auf die Vertraulichkeit haben kann.

Der SkF Ga.-Pa. wird allen Meldungen über Fehlverhalten bzw. Verstöße ernsthaft nachgehen. Hinweisgebende Personen sind geschützt davor, dass ihre Beschwerden zu Benachteiligungen führen. Mitarbeitende, die das beschriebene Verfahren nutzen, müssen keine Disziplinarmaßnahmen oder ungerechte Behandlung befürchten, selbst wenn sich ihre Hinweise als unbegründet erweisen sollten. Allerdings behält sich der SkF Ga.-Pa. die Möglichkeit vor, disziplinarisch oder juristisch gegen Hinweisgebende vorzugehen, wenn diese wissentlich falsche Angaben machen.